У организации есть один E-mail, куда пишут все. Сотрудников несколько. Задача - входящую почту сортировать по сотрудникам. Сейчас просто почта с ящика копируется рассылается всем сразу, что вызывает разные конфликты - несколько ответов на одно письмо или не одного по причине "я думал, вася уже ответил".
Вопрос - как такие вещи можно решить? Вижу несколько путей:
1) посадить человека на разбор первоначального ящика с ручной сортировкой. Минус - нельзя "в один клик" увидеть письма, оставшиеся без реакции

2) Установить какой-то софт, типа exchange.Минусы - я его не знаю, нужен будет админ - это раз. Дорого - это два. Есть дешевле?

Какие есть еще варианты?

эээ, сделать несколько ящиков не вариант?

Общий ящик: [email protected]
Петрова Настя: [email protected]
Иванов Вася: [email protected]

Руководителям отдела установить доступ к почтам работников своего отдела.
Почтовая программа Thunderbird.

(2) да любой почтовый клиент со снятой галкой "Удалять письма из почтового ящика"

поднимай локальный почтовый сервер, принимай на него и рассылай по отправителю.
Насколько помню - фильтр по отправителю => получатель.
Хотя хз, давно это было...

(4) не пойдет. половина писем от новых клиентов.
(1) зачем? люди пишут в организацию, а не человеку.

кто-нть щупал вот это?

Zimbra
http://www.zimbra.com/products/zimbra-open-source.html

(4) Кстати, просто почтового сервера - мало. Крайне желательно точно знать, кто и когда реагировал на письмо. ну и плюс календари общие и т.п. - тоже приветствуются.

uppp

Что, вообще никто не занимался?

(9) Такой ерундой - нет.

(6) в знакомой конторе стоит.. человек 50 пользуются.. все сидят в вебинтерфейсе - народ доволен...

(10) ути-пути )))

гут...

+ (3)

(0) а как вообще ее нужно фильтровать?
какие признаки планируются?

(6) Щупал, мне понравилось, в качестве замены exchange самое оно, но у меня были другие задачи и окончательно у себя не внедрял

+(16) из недостатков - необходимость отдельного юникса под нее, ибо с ней жить на одном юниксе трудно, либо ессно виртуалка, но ресурсоемко довольно для юникс-сервера

(0) затем, что ящик один, а потенциальных респондентов - много. один [email protected], и отдел продаж в 20 человек....

(0) Дык собственно по каким признаками можно определить кому письмо?

+(19) Если нет признака - значит сортировать ручками по содержанию.

(19) Да практически никакими, в том и суть. Что либо сотрудники сами расхватывают письма на себя "из общей корзины", либо выделять/наниммать отдельного человека, который сидит и пересылает их кому надо. Потому что на этот адрес приходят и заказы, и платежки, и чего только клиенты туда не шлют по принципу "авось там разберутся".
в обоих случаях - надо иметь контроль за дальнейшей судьбой письма, как минимум знать кто его "взял себе", и видеть "ничейные".

Вот и думаю, что если некий софт позволяет все входящие сваливать в некую "общую папку", и оттуда уже будут сотрудники, как-то авторизовавшись, будут работать с ними, с отражением этого в этой же папке... Или есть какие-то иные решения...

(18) ну и поставь счетчик...и пусть письма по очереди рассылаются манагерам... Заодно и ответственный сразу будет назначаться

(21) Мы сейчас разрабатываем такую систему. Позволяет принимать почту на один ящик, в зависимости от адреса отправителя, темы или текста определяет, кому переадресовать. Если никому не адресовано - висит просто в "неразобранных". Любой сотрудник может принять неразобранное письмо к исполнению.
На основании письмо создается задача, по которой ведется история: когда поступило письмо, когда и кто принял к исполнению и т.д. При ответе на письмо сохраняется цепочка сообщений, то есть в любой момент можно посмотреть всю переписку. Если на ответ, который написал ваш сотр, приходит ответ от клиента, то он автоматом попадает в цепочку сообщений и новая задача не создается. Таким образом избегаем случая, когда ведется переписка в рамках обсуждения одного вопроса, и на каждое письмо клиента отвечают разные сотрудники.
Подсистема отчетов позволяет посмотреть, кто и на сколько писем ответил, сколько писем неотвеченных и нераспределенных, сколько "зависших", и т.д.
Кроме этого планируется/сделано еще много вкусностей.
Система еще в разработке, коробочный вариант планируем выпустить к концу этого года, но многое в ней уже работает. Сейчас написано под УФ, скоро будут поддерживаться и обычные формы. Если интересно и готовы платить - пиши, забесплатно ессно отдавать не будем.

завести блог

Было такое. общий ящик на всю организацию. решил так. сделал почтовый сервер. Настроил сбор почты с этого ящика каждые 180сек. письма складывались в др внутр ящик. кому надо смотрели через веб а кому настроен клиент с неудалением писем с сервера. а вот сервер настроил так если приходит сообщение на этот адрес то обратно генёрируется
сообщение мол этот ящик общий и если лучше отправте его непосредство получателю и далее список. в итоге через полгода разучились писать на этот  общий

(23), (26) за что вы так с клиентами??

(0) навскидку: http://www.webasyst.ru/helpdesk/

(26) за такое решение уволю сразу же )

(28) Как раз самое то. А то контрагенты привыкнут писат абы кому. Сейчас пытаемся переучить на личные ящики, шлют всем подряд

(29) как переучите - велком в тему.

(0) вроде у The Bat есть такая возможность, только надо настраивать и его БД должна быть видна всем манагерам!

+(31) http://www.softkey.ru/catalog/program.php?ID=7463
и эти посмотри
http://www.softkey.ru/catalog/program.php?ID=4164
http://www.softkey.ru/catalog/program.php?ID=9007

(29) Вообще то надо думать как сделать так, чтобы было удобно вашим клиентам, а не вашим админам. Клиенту проще запомнить один адрес, написав на который он получит решение своего вопроса.

(33) При этом клиенту также хочется оператиной реакции, а не пока секретарь найдет кому выложить данное письмо. Очень давно работаетм с общим ящиком (более 10 лет). Сейчас когда перешли на прямые индивидуальные большинство как пользователей и контрагентов добряют переход. Прямо пишут в письмах: ура в вас появились личные ящики. Все-таки так привычнее. Проблемы только с сетями. Им на все пофик. Но с ними и так и так проблемы. Им вообще на все пофиг. Поэтому принимаем как данность. Подожду месяц, да включу робота, будет писать: теперь пишите на новый ящик ...

(33) Так в сабже ведь идет речь о автоматическом разбирателе почты. То есть письмо автоматом отправляется нужному сотру, в зависимости от того, с какого адреса оно пришло, какие слова в теме и теле письма и т.д.
Личные ящики это, конечно, хорошо. Но что делать, если сотр ушел в отпуск, например, или заболел? Ему пишут, вопрос висит нерешенным, и никто об этом не знает.

(35) Поэтому процесс разбора почты передан 1С и там гибко настраиваются права к чужим ящикам. А почтовик работает просто в режиме шлюза.

(36) "настраиваются права к чужим ящикам". То есть если кто-то заболел, то вся его почта пересылается кому-то другому? А как система определяет, что кто-то заболел? Как отслеживаются зависшие (неотвеченные в течение определенного времени) письма?

в общем, на почту я забил пока. смотрю на системы управления проектами/задачами. Опять же, вижу Exchange, Zimbra(пощупал - неудобно), платный Leadertask - бедноват по функционалу...
Что еще можно посмотреть?

домен к Гуглу подключите и будет вам красивая почта

у нас домен и так на гугле.

(40) тогда в чем проблема, очень удобно, и вероятность отказа почтового сервера стремится к нулю.

(40) У Вас домен подключен или ящик?

(37) Опросил всех сотрудников, проконсультировался с начальниками и настроил так: каждый сотрудник видит почту сотрудников своего отдела. Сообщение о получении получает только на свою, а в чужую может заглянуть при необходимости. Пока никто не жаловался. В принципе все понимают, что почта корпоративная и работаем все в одной команде. Все равно в одном отделе проктически друг от друга тайн нет. Вот комерсанты и бухгалтерия другое дело, но там и доступ получается разделенным

(24) в итилиуме подобный функционал был еще три года назад (если мне память не изменяет). Я так понял вы пишите аналог?
(35)  Но что делать, если сотр ушел в отпуск, например, или заболел?
сотрудник в организации, и если он отсутствует, логично предположить, что необходимо настроить простой редирект с его ящика на чей-то еще. Или не логично? И вообще, обычно начальники просят всегда подключать почтовые ящики своих подчиненных, который общаются с клиентами.

(0)ТС.  exchange-сервер спасет и тебя, и всех отцов русской демократии. Проблемы, описанные тобой полностью софтом ты вряд ли решишь. Облегчить правилами - да.

(0) старательно изобретаем грабли.
В итоге будет обычный почтовый хостинг с пэрсональными адресами и форвардингом, за 300 рублей в месяц, и настроенные аутлуки офисные, с календарями и т.п.

потом захотят общие контакты, ЛДАП-сервер, эксченж хочстинг.

все это давно реализовано, за копейки, читай про хостинг-провайдеров

(44) эксченж-сервер для пятерки адресов это пять. Вот такие советчики из-за кривой эконки переустанавливают винду. Ты хоть поднимал эксченж, знаешь что это такое?

(46) Я поднимал давным-давно, он прекрасно себя чуйствует на SBS, с доменом и шарепойнтом вместе, кстати. и стоимость вопроса копейки, меньне 1000 баксов. Только блин к SBS надо еще на каждый клиентский комп по аутлуку, и опционально клиентские лицензии, что уже как-то нифига не дешево...

(44) 1. Нет, не аналог, но функционал в некоторых случаях будет пересекаться
2. " логично предположить, что необходимо настроить простой редирект с его ящика на чей-то еще. Или не логично?" Конечно логично. Но фикус в том, что сотрудник уже болеет, а админ еще об этом не знает, а значит редирект никто не настроил, почту никто не получает, заявка зависла. Можно, конечно, настроить постоянный редирект на чей-то ящик, но опять же, как человек на резервном ящике узнает, что на вот это конкретное письмо уже кто-то ответил, а на вот это - нет? В общем упираемся в человеческий фактор, а значит будут проблемы, рано или поздно. Поэтому нужно не только автоматически пересылать письма, но и определять, в работе оно или нет, отрабатывается заявка или на нее все забили. Тут средствами почтового сервера ИМХО не обойтись.

(48) В конце концов практически в каждом почтовике можно рулить в IMAP доступами к папкам.

мда, какими извращениями народ только не занимается.
(0)(24)(34) вы случаем, не у Гения 1С учитесь. Он любитель изобретать квадратные колеса и летать в космос на соленоидах.
гнать вас надо, что бы не издевались над пользователями

(50) Ага, я передам руководству ваше мнение. Потом отчитаюсь.

(0) "у организации есть один е-male", степлер в аренду не берете

(49) Кто ж спорит. Но вопрос не только в этом. Ситуация: клиент ведет переписку с сотром. Сегодня этот сотр заболел. Клиент прислал кучу писем и ждет ответа. Как ты с помощью IMAP определишь, что письмо уже 3 (условно) часа висит неотвеченным и что пришла пора переслать его кому-то другому из отдела этого сотрудника, а заодно уведомить начальника отдела, что по такому-то сотруднику начали зависать письма?

(55)А такие задачи почта в общем случае вообще не решает и не должна решать.

(0)Ну в принципе банальная настройка клиентских почтовиков удалять почту с сервера, уберет коллизии вроде двойных ответов или неответов по причине неосведомленности.
А если сотрудник скачал письмо с сервера и не отреагировал на него (ответом, или пересылкой компетентному специалисту) то это можно решить только административно, а не техническими средствами.

(56) блин, ну так значит, что речь идет не о почте, а о каком-то другом классе решений.

(58) поддерживаю. Многие ведущие ERP поддерживают встроенную почту (SAP, Axapta), и предприятия, которым нужна тесная интеграция почты в систему управления предприятием также должны рассматривать вопрос встраивания почты в систему, что не очень то и сложно. А почтовик может выполнять транспотрые функции, спам, антивирусы.

Ситуация: клиент ведет переписку с сотром. Сегодня этот сотр заболел. Клиент прислал кучу писем и ждет ответа. а у вас сотрудник один и живет в другой галлактике?. Позвонить и предупредить не бывает?
а как, скажите вы со спамом и нигерийскими письмами будете поступать? тоже их брать на контроль исполнения? или ваш ящик настолько защищен что спам не пробивается?. а как поступать с вложениями в письме, с картинками и т.п..

(58) Все верно, потому что в (0) написано: "Сейчас просто почта с ящика копируется рассылается всем сразу, что вызывает разные конфликты - несколько ответов на одно письмо или не одного по причине "я думал, вася уже ответил"." То есть простой копипаст уже не поможет, нужна более сложная обработка входящих писем, в том числе и отслеживание зависших сообщений, на которые никто не отвечает в течение какого-то времени.
(60) " или ваш ящик настолько защищен что спам не пробивается?" А как это делается в других конторах? Некоторые заводят такой ящик на майл.ру, некоторые ставят собственные системы убийства спама. Все письма, прошедшие проверку, потом читают. Здесь то же самое, но все проверенные письма направляются на вход некой системе, которая анализирует адрес отправителя, тему и тело и в зависимости от их содержимого переадресует на определенный ящик. Заодно ставит на контроль и следит, отвечено на это письмо или нет.
" а как поступать с вложениями в письме, с картинками и т.п.". В БСП это уже давно реализовано и работает на ура.

(57) "это можно решить только административно, а не техническими средствами" - это можно решить техническими средствами, но только с помощью дополнительной системы учета задач. Каждое входящее письмо либо присоединяется к цепочке уже идущей переписки, либо на его основании генерится задача, которая назначается определенному сотруднику/отделу/департаменту: "У вас письмо, ответьте на него". Если ответа нет в течении определенного времени, то идет пересылка на резервный адрес + алярм руководителю.

(0)IMAP? не?

(60) "Позвонить и предупредить не бывает?" Это уже человеческий фактор, а там, где он присутствует, всегда будут сбои. В любой системе самое слабое место - это ее пользователь.

"все проверенные письма направляются на вход некой системе, которая анализирует адрес отправителя, тему и тело и в зависимости от их содержимого переадресует на определенный ящик."
У тебя настолько интелектуальная программа, что сможет прочитать вложение, в котором коммерческое предложение и отправить его менеджеру, или договор и переправить его юристу?
а как твоя программа определит что данный сотрудник заболел и все письма на него надо пересылать другому?
она собирает адреса от проверееных клиентов только? а как ж быть с новыми? а ежели это спам, только не надо говорить о 100% защищенности мэла и пр бесплатных ящиков.

(62)Я имел ввиду то что бездействие сотрудника решается только административным воздействием, а уж используются при этом технические средства или нет дело третье...
Смысл почты доставить корреспонденцию до адресата, а уж как оно дальше пойдет, так это внутренний документооборот.

Если нужна четкая реакция на каждое письмо, то тут тикет систему городить надо, со своим контролем, а почта всего лишь транспорт.

"Смысл почты доставить корреспонденцию до адресата" вот мне и интересно, как программа определяет нужного адресата из общей свалки писем?

(65) "У тебя настолько интелектуальная программа, что сможет прочитать вложение, в котором коммерческое предложение и отправить его менеджеру, или договор и переправить его юристу?" Это тоже возможно, но пока настолько еще не заморачивались
" как твоя программа определит что данный сотрудник заболел". В программе указано, что на письмо должен быть дан ответ в течении определенного срока. Если ответа нет, то задача перенаправляется другому сотруднику. Если сотрудник на месте, просто не готов ответить на письмо в течении установленного срока, то он просто ставит пометку в задаче: "выполню на 2 часа позже".
"она собирает адреса от проверееных клиентов только? а как ж быть с новыми?" Каждый клиент привязан к определенному сотруднику и все его письма сразу направляются по нужному адресу. Если клиент новый, то задача ставится не конкретному сотруднику, а отделу в целом, в этом случае все сотрудники отдела видят это письмо с пометкой "не принято к исполнению". Любой сотрудник этого отдела может взять письмо в обработку, тогда задача пропадет из списка других сотрудников отдела.
"а ежели это спам, только не надо говорить о 100% защищенности мэла и пр бесплатных ящиков." Спам это издержки, от которых никуда не денешься. Письмо со спамом упадет в задачи, его придется открыть и когда факт спама станет понятным, задача просто отклоняется с соответствующим комментарием.

(66) "Я имел ввиду то что бездействие сотрудника решается только административным воздействием, а уж используются при этом технические средства или нет дело третье..." Значит мы друг друга поняли верно

(67) Совершенно верно

(68) Определить адресата чаще всего очень легко просто по адресу отправителя. Если не получилось - анализируем тему и текст письма. Если и это не прокатило - назначаем новую задачу, адресуем всем. Сотрудники, прочитав письмо, смогут понять, кто именно должен им заниматься и вручную перенаправить нужному получателю.
Естественно, в этом случае задачу до определенного времени будут просматривать в том числе и те, кому она не назначена, но она уже точно не зависнет.

(72) а как быть с личной перепиской?

(73)Личная переписка на корпоративной почте?
Думаю и отправитель и адресат должны понимать что отправляя письмо на корпоративную почту, приватности ожидать смысла нет.

(73) Опять же: анализ адресов отправителя и получателя. Если они в домене предприятия, то задачу не создаем. Если надо создать, то и тут проблем нет: пользователи находятся в единой ИБ, один создает задачу руками и назначает ответственным второго, к этой задаче если надо прикрепляет письмо или другие файлы. Я вообще у себя делаю возможность вести переписку в рамках задачи типа как в аське.