Добрый день, можно ли использовать электронную подпись для внутренних документов, не передаваемых контрагентам, например перемещение между складами или требование накладная. Нужно реализовать для ухода от бумажного документооборота.

Кто-нибудь перешел на полностью электронный документооборот.

Заранее спасибо.

какая связь между ЭЦП и электронным документооборотом???

ЭЦП - это замена живой мокрой гербовой фирменной печати, вы для внутренних документах тоже официальную печать организации используете, или просто штампик, Иванов - отпуск разрешил?

ЭЦП сама по себе не дешёвая (минимум рублей 500-600 на 1 год). Причем она должна быть личная на КАЖДОГО сотрудника (иначе какой в ней смысл)

ЭЦП не обязательна для ЭДО.

А так расшифруй "ухода от бумажного документооборота." - для налоговой или для внутреннего учёта

Для внутреннего, хотим уйти от печати уймы накладных на передачу и требований накладных. Как от этого уйти, просто не печатать?

и если вдруг эти документы запросит налоговая, что делать. Во всех источниках обсуждаются счет фактуры и другие документы, которыми обмениваются контрагенты.

Поэтому приходится обращаться к сообществу за советом.

уйти нужно и для внутреннего учета и чтобы налоговая не приставала.

а вы в налоговую много внутренних документов предоставляете?

(8) Вы примерно представляете что такое ЭЦП и что им можно сделать?

а так - поставь VipNet и обподписывайся

Главное понять, можем ли мы не печатать внутренние документы, судя по законодательству можем, но нужно использовать ЭЦП.

(12) нет не можете

(4) Тоже такое читал, но в любом случае нужно будет реализовывать механизм подписывания для документе

(13) вы имеете ввиду в любом случае нужно печатать внутренние документы?

(12) по законодательству квалифицированная ЭЦП эквивалентна собственноручной подписи

ЭЦП можно подписать какой нибудь файл (текстовый, графический в формате xls или mxl, bmp не суть важно)
В подписи фиксируется дата подписания, и она гарантирует что никто не внес изменения с момента подписания

ЭЦП физически нельзя подписать документ в базе

Внутренние документы  - это что ?
В принципе, если это какие-то задания для операторов, то можно научить их видеть в электронном виде.
Подпись (как простая так и электронная) нужна для того, чтобы зафиксировать факт согласия оператора с документом, а также исключить возможность изменения документа задним числом.
И нужна подпись на документе только тогда, когда начинается разбор полётов.

ЭЦП - это индивидуальная подпись на конкретное лицо и он и только он имеет право по закону подписывать документ своей ЭЦП. ЭЦП на фирме, или ЭЦП для документов не бывает по определению

(18) интересно как это реализована? В любом документе есть константа "в базе"?

(18) Почему нельзя - можно - делаем свёртку (криптографическую контрольную сумму) по документу и подписываем её.
Также как и с файлом будет.
Только нужно предусмотреть возможность хранения документа и его подписи в базе.

А теперь вопрос, в ващем случае вы каждый год должны изготовить индивидуальный ЭЦП на КАЖДОГО человека имеющий право подписи. Вы готовы на это?

(21) что реализовать?

(18) можно подписать PDF документ и прикрепить файл в УТ например

(22) нельзя июо ты будешь в налоговую что предъявлять свертку?

(19) В моем случае необходимо уйти от создание печатных накладных на перемещение и требований накладных
(17)(18) С основу хотелось бы взять механизм электронные документы, который уже есть в 1С для сф и торг-12.
Электронные документы как я понимаю хранятся у криптопровайдера или в томе на сервере.

(20) ЭЦП можно сделать общей, если каждому раздать свой ключ, позволяющий выполнить подпись документа. Другое дело, что это всё равно будет подпись конкретного сотрудника, подтверждающего общую подпись.

(25) pdf можно, более того в типовой БП 3.0 именно так и сделано, т.е. можно сохранить ОСВ в pdf файл и ПОДПИСАТЬ этот файл ЭЦП

(24) запрет на подпись в базе?
http://consulting.1c.ru/UserFiles/Konferencia/1C_Dokumentooborot/ECP.pdf

(26) Подпись подтверждает факт подписывания документа, то есть её можно проверить, а при изменении документа она станет неверной.
К сожалению, если электронный документ распечатать, то проверить подпись будет уже невозможно.

(28) на основании какого закона, если ЭЦП - оно как паспорт сотрудника, т.е. индивидуальная вещь?
То что в наших реалиях делают ЭЦП на директора а физически им подписывает главный бухгалтер не означает что это законно, другое дело как проверить кто подписал?

(29) "ЭЦП физически нельзя подписать документ в базе"
У Вас раздвоение личности?

(26) (9) Кто прав?

(32) На основании доверенности сотрудник своей ЭЦП может подписывать документы от имени фирмы.

(35) не может

(36) Где это сказано ?

(29) +ОСВ не первичный документ

(37)
ст. 14 ФЗ Об электронной подписи:
3. В случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности.

Т.е. ЭЦП априори именной

(38) это регистр учета

(26)Насколько я знаю сейчас налоговые должны принимать электронные документы подписанные электронной подписью

(39) Там именно это и написано "на основании доверенности", то есть не только на директора можно получить ЭЦП.

ЭЦП должна заменять обычную подпись на документах, задача уйти от бумажных документов, но так чтобы все по закону.

+(41) Тем более, что по-другому и быть не может. Подписывать что-то могут только физические лица, то есть на юридическое лицо подпись оформить нельзя - можно оформить на любое физическое лицо на основании доверенности (как и с обычной подписью).

(40) нет, должна принимать установленного формата, а это только акты, торг-12 и счет-фактуры

Все остальное - должна, но не обязана


В вашем случае возможжно хранения документов в иде картинок с подписями и при отправки в налоговую вы уже подписываете их саой ЭЦП, это аналог надписи "копия верна, печать и подпись руководителя" на ксерокопиях

приказом по предприятию Логин - пароль - это и есть цифровая подпись. Если прошляпил пароль - попал.

(41) правильно но что именно на основании доверенности, т.е. в каком контексте употребляется это слово?

(43) В чём проблема - сначала нужно разобраться кто и когда должен подписывать документы, а потом уже смотреть в сторону ЭЦП. Потом, многие внутренние документы вообще никто не подписывает.

(45) Не так все просто, документы всегда подписывают минимум две стороны

(46) То есть на каждого сотрудника (и даже агента) юридическое лицо может оформить электронную цифровую подпись.

в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, ...действующее на основании ... доверенности.

Т.е. директор доверякт кладовщику подписывать документы и изготавливает сертификат на КЛАДОВЩИКА, который действует на основании доверенности,
Но это не значит что кладовщик может поставить ЭЦП директора

(47) У меня конкретная задача уйти от бумаг для Складских перемещений и требований накладных, как это правильно сделать?

(48) Не всегда, если человек что-то выполнил, то он подписывает завершающий документ, где, например, указано время завершения - кто ещё должен его подписывать ?

(51) для начало ответь на вопрос, что сейчас мешает уйти от бумаги?

т.е. по пунктом
1. ...
2. ...

(51) Начнём с того, зачем подпись на требовании ?

К требованию, же важно не наличие подписи, а его актуальность - то есть то, что оно есть в базе, и не было изменено.

(53) Страх, что налоговая может затребовать копии документов

Перемещение - ещё более "интересный" документ - сам по себе он никакой информации не несёт, а важно его соответствие с реальным перемещением товара - вот его и нужно фиксировать.

(57) копии каких документов? складскую накладную - они никогда не запросит

(56) Факт того что со склада материал ушел а в цех пришел, все таки люди несут материальную ответственость

(59) А Требование накладную или Отчет производства за смену например?

(60) Так это не документ с бумажкой - а событие на складе и в базе - нужно как раз его и фиксировать, а отражение этого события на бумаге - оно вообще второстепенно.
(57) Ну и пусть требуют - у вас должен быть оформлен приход материалов и продажа готовой продукции, а то, как материалы по складам гуляли - это не их дело.
Быть может, им ещё и захочется узнать, что делать слесарь Иванов у станка и куда пошли заготовки и стружки ?

(0) Конфа типовая???

Если сейчас можно не печать эти документы, то и не будем))), зачем огород городить.

(60) формируете файл - печатную форму накладной, (например в TIFF) подписываете эту картинку и отдаете файл этот в цех, цех подписывает еще рах этот файл и сохраняет на диске всё это

Соответственно при запросе в налоговую вы отдаете картинку + 2 файла сертификата + ответ на запрос от крипто про, что сертификаты настоящие

Но стоит ли это по 500 рублей ежегодно на каждого сотруджника?

(63) УПП 1.3 Типовая

Т.е. что то типа такого
http://rusrim.blogspot.de/2012/06/blog-post_30.html

(0) А сделать галку - документ подписан, слабо?

(65) Если налоговой эта информация не важна и не запрашивается, тогда сделаем механизм подписывания через бизнес процессы например.

(68) Смотри (69)

(0) У вас каждый человек участвующий в документообороте имеет доступ к ПК?

(71) Конечно

(38) по поводу ОСВ из справки

Хранение регистров в электронном виде, подписанных квалифицированной ЭЦП необходимо для:
- соблюдения требования п. 1 ст. 29 федерального закона 402-ФЗ о хранении регистров не менее 5 лет;
- хранение регистров с данными, зафиксированными на определенную дату, с целью подтверждения данных бухгалтерской и налоговой отчетности.

т.е. 402-фз - закон о бухучете

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с "правилами" организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.


Т.е. ОСВ как регистр учета должен хранится 5 лет, или распечатать подписать и поставить печать, или подписать ЭЦП

(0) Тогда надо типовую допиливать на предмет реквизитов "сдал" - "принял". Очень часто они не равны )))) Задачка вообще сложная. Нужно еще учитывать уровень пользователей.
А вообще вопрос в сабже звучит больше как юридический.

(75) Может быть. Технически реализовать это не так сложно, а сдал принял должно совпадать если нет какого либо выветривания или усушки и т.п.

В общем ответ так и не получил, особенно что касается налоговой

(77) чисто технически http://smbsec.ru/1cpredpriyatie/integraciya-ecp-v-sistemu-programm-1spr.html
Но это в налоговую не отдашь

Для налоговой - нужно общаться с самой налоговой, в каком виде им присылать, иначе что толку обсуждать, если налоговая скажет хотим в бумажном виде и с подписями, ибудут правы, потому что подписания торг-13 и отчета за смену не регламентировано