Добрый день!
Посоветуйте, как лучше реализовать схему контроля перепроведения документов (конкретно, авансовых отчетов).
Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, создавая док Авансовый отчет. В него забивает ТМЦ, которые купил, сумму.
Как можно исключить вероятность махинаций, когда сотрудник, к примеру, создает и проводит фиктивный документ задним числом? Но в тоже время возможна ситуация, когда провести документ задним числом нужно: например, ошибочно занес не те ТМЦ, не ту цену и т.д.

1. сотрудники вбивают АО только текущим числом. Сотрудникам - ЗАПРЕТ НА ПРОВЕДЕНИЕ АО - при соблюдении этого условия пусть вбивают хоть прошлым годом.
2. после занесения дока сотрудник с оформленным АО топает в бухию - ибо это ОБЯЗАННОСТЬ бухии вести отчеты и учеты, а не сотрудника (сотр - тут тупо ка коператор).
3. бух сверяет реальный АО со всеми приложенными доками (билетами, счетами, накладными, чеками, прочее) - с т ем, что сотр вбил в базу. если вопросов нет - БУЛЛЛЛГАхтер проводит АО в учет и производит расчет сотрудника.
.
проблемы конкретно в чем - и рыбку съесть и т.д...?

Ну тут проблема в том, что при проведении АО, увеличиваются остатки ТМЦ.
Пока сотрудник разрулит с бухгалтерией, пройдет время. А бывает, что отгрузку надо делать срочно.

(2) а ты прими как данность: 1. если отгрузку надо делать срочно - то сотрулник должен торпедой нестись в бухгалтерию. 2. пока нет товара в базе - не введен АО - просто прими как данность - товар не собирается - не выписывается - не отгружается.
.
как вариант: сотрудник официально принимает на себя материальную ответственность за товары на складе 9д опустим ен за все, а за свое "направление" - тогда по барабану что он у тебя там навводит - пусть хоть сто тыщ мильенов - главное чтобы потом возместил недсотачу...
.
судя по всему у вас обычный управленческий бардак. ДОСТОВЕРНО УЧЕТА здесь будет получить затруднительно. То что дает длительный и положительный устойчивый эффект: приучай сотров к дисциплине. АО оформляйте сразу как товар прибыл на склад - а не спустя час/два/некогда. Машину за ТМЦ высылай раньше - вернется раньше будет время все сделать как надо. Если же у вас 100% или близкая к ней торговля "с колес на колеса" - получай накладные и прочие доки от поставщиков - ЗАРАНЕЕ по электронке, заранее вбивай в базу, чтобы по фактическому прибытию на склад - осталось только сверить факт и вбитое и провести док.
.
если это невозможно - набирай больше людей на выполнение операций.
.
прими как данность? из ничего быстрота и качетсво - НЕ ПОЯВЯТСЯ. за все прдется "заплатить"..
.
Хочешь "быстро качественно недорого" - выбери любые два пункта!

(2) типичная отмаза
запретите перепроведение
запретите неоперативное проведение

> А бывает, что отгрузку надо делать срочно.
"бывает" - это когда отклонение не более 5%, то есть в 100 случаях оформления АО - в 5 случаях идем на послабление. в 5 случаях!!! не в шести, не в десяти! не в ну очень надо...

(1) Один в один как у нас. Сотр набирает и записывает отчет. Финик проверяет обоснованность расходов и проводит.

Схема мне нравится, осталось воплотить. Думаю, тяжко будет принята :)
А в случае корректировки - все изменения делает бухгалтер. Т.е., к буху приходит сотрудник и говорит: "мне надо поменять то-то и то-то"?

(0) о_О у вас авансовые отчеты вносит все кому не лень? Может таки отдать это дело бухгалтерам?

(8)Бухгалтера не смогут оперативно создавать АО

А перемещения денег между сотрудниками как оформлять?

возврат подотчетной суммы
выдача подотчетной суммы

(10) Лучше избегать таких операций.

пеемещение денег между сотрудниками - замечательно... А секса сотрудников с супругами и лбовницами - вы учитываете?

(13)Не учитываем :) Перемещение нужно например вот для чего: выдали кладовщику деньги на закупку чего-нибудь, а он их передал логисту, т.к. логист все-равно едет в магазин.

Можно сделать так. В АО добавить флажок типа "проверен", права на который есть только у бухгалтера. Без этого флага АО формирует проводки по приходу товара, но не закрывает задолженность сотрудника. С установкой этого флага АО формирует окончательные проводки. Документ с установленным флагом не редактируется. Схема работы такая: сотрудник набивает АО, проводит, потом идет в бухгалтерию, там бухгалтер сверяет, устанавливает флажок, перепроводит, все расходятся довольные и счастливые. Пока АО не сверен, за сотрудником будет числиться долг.

Я бы вообще избегал бы схмы проводо 10(41)- 70. Оставлял бы только 60 - 70, а ТМЦ приходовал по нормальным документам.

(14) Тогда логист покупает, передает кладовщику, а кладовщик - отчитывается перед предприятием. Или логист отчитывается, кладовщик возвращает деньги в кассу, а логист - получает по авансовому.
Взаимоотношения между частными лицами - это их частное дело. взаимоотношения каждого конкретного физика с юриком - дело именно этого конкретного физика и конкретного юрика.

(14) Юмористы. Чем передача денег подтверждается, какими документами? или все только на словах, тогда и учитывать не надо?

(18) Распиской от руки на клочке оберточной бумаги ;-)

+(19) Типа такого: http://gramoty.ru/index.php?act=full&id=926

(7) Вы там что с дуба рухнули?
какой на приходит и говорит "надо поменять..."..? если о бнаружена ошибка каким-то образом - звонит в бухию и говорит - АО такой-то - ошибка примерно такая-то.
ВСЕ.
АО - хранятся в бухии, извлекается папочка - подымается первичка по этому АО и исправляется/сверяется... БУХГАЛТЕРОМ.

(20) полностью текст не разобрал, но начинается с ругательства....