Каким образом система проверяет появился ли файл для выполнения обмена.
Через что реализовано? Через регламентные задания да путем постоянной проверки на существование файла или нет?

не там искусственный интеллект зашит.

Просто в регламентных заданиях На ОбновлениеАвто стоит расписание каждый день