Извиняюсь может быть за глупый вопрос, просто раньше не приходилось со сменными графиками работать.

Дали графики работы  описанный в excel, по каждому сотруднику на каждый месяц.

Описаны три смены с начало работы и концом работы.
Смотрю в эксель, там получается что каждый сотрудник который который работает например в первую смену заступает в эту сменю в различные дни.
Может я чего то не понимаю, но придется график делать для каждого сотрудника отдельно?

Без примера непонятно.
Но если график подчиняет одной системе (сутки через трое), то его можно заполнить автоматом.

Попробуйте по шаблону сутки/трое заполнить и посмотреть - похоже на эксель или нет.
Вообще для сменных графиков обычно сколько смен - столько графиков работы. Т.е. описывается один цикл работы по сменам. Потом начинается опять заново с 1 графика.
Для каждой смены указывается начало смены и конец смены + внутри перерывы, если они есть.

(2)
Да мне понятно, что графиков надо настроить столько сколько смен, просто в exle например Сотрудник 1 работает в смену 1, и  в excel я вижу дни работы в октябре. Далее есть сотрудник 2 работает тоже в смену 1, в excel я вижу, что он работает уже в дургие дни в октябре.

http://imageshack.com/f/p79Bioffp

(3) картинка не открывается, у меня все картинки запрещены)
Что подразумевается под "смена 1"? Утренние/дневные часы работы?
У меня - смена 1 это график первого работника, не часы работы.
Т.е. если он работает 1, 4, 7, 10 числа и т.д.
Второй график это 2,5,8,11
Третий это 3,6,9,12
Какие у них там часы в этих числах с 8 до 18 или с 8 до 8 следующих суток - это настраивается уже внутри графика отдельно.
Надо зациклить сотрудников друг за другом, чтобы не было пробелов в календарных днях кроме выходных(если есть выходные).

судя по екселю - там нет никаких смен - обычная пятидневка с плавающими выходными.

+(5) правда, времени не видно - если рабочее время начинается с разных часов (и есть, например, ночные) - тогда - да, придется сменные графики настраивать.

(4)
Описание графиков

Режим работы I смены
Начало            07 часов 00 мин.                    окончание                15 часов 00 мин.                
Перерыв для отдыха и питания (не включается в рабочее время) - 00 по 30 мин                                                    
Начало            11 час. 00 мин.                    окончание                11 час. 30 мин.                
    
Режим работы II смены

Начало            15 часов 00 мин.                    окончание                23 часов 00 мин.                
Перерыв для отдыха и питания (не включается в рабочее время) - 00 по 30 мин                                                            
Начало            19 часов 30 мин.                    окончание                20 час. 00 мин.
Режим работы III смены

Начало            23 часов 00 мин.                    окончание                07 часов 00 мин.                
Перерыв для отдыха и питания (не включается в рабочее время) - 00 по 30 мин                                                            
Начало            03 часов 00 мин.                    окончание                03 час. 30 мин.

(5)

Действительно, сам не обратил внимание, просто пятидневка с плавающими вых. А как тогда эти плавающие выходные учесть при настройке графиков.

(8) когда график заполняешь, там есть Расписание работы.
Если пятидневка - там указываешь какие дни рабочие 8, какие выходные 0.
Если все-таки сменный, то в Расписание работы расписываешь в какой день какая смена (один полный цикл). Смены отдельно выбираются из справочника(и у них записаны часы работы и перерывы).

(8) надо график создать под каждый вариант выходных.
а учет времени у вас по дням или по часам? ночные учитываются?
если да, то для III смены нужен сменный график с тремя
сменами:
первая: 23:00 - 23:59
вторая: 00:00 - 03:00
третья: 03:30 - 07:00

(10)
Получается, что у первой смены нет ночных.
У второй на ночные попадает 1 час.
У третьей больше половины времени попадает на ночные часы.

(10) учет времени по часам, в праздники тоже работают

(12) время начала ночных часов устанавливается в настройках программы

Может открыть Графики работы и попробовать заполнить?
Настроить вручную - Сменный - поставить галки про учет вечерних и ночных если надо -  в расписании работы завести 3 смены с указанием часов и расставить их по дням, заполнить и посмотреть как попадет в график?

(14)
да все вроде просто, если бы не скользящие выходные, не пойму пока как с ними быть.

(15) я ж написал - разные графики - один с понедельника, второй - со вторника и т.п.