Добрый день.
Хотел спросить у опытных и матерых жителей форума. В средних организациях бизнес-процессы на бумаге это элемент роскоши или необходимость? Чья задача расписывать бизнес процесс и содержать схему в актуальном состоянии, при их изменении.

Обоснуйте свой выбор.

(30) розовые единороги? что такое "черный нал" не слышал?

(27) > Всегда есть бизнес процесс.

спасибо КЭП. Но автор спрашивает о другом, хотя сам и не знает, а именно: "на каком масштабе скорость живых процессов необходимо зашивать в бюрократию, т.к. теряется управляемость".

см. (11)

(31) Вы считаете, что "черный нал" - это что хочу, то и ворочу? И что не существует в такой ситуации своей учетной политики, перечня принимаемых к учету документов в этой ситуации и т.п.?

(32) только тогда когда возникает неоднозначность трактовки управленческих решений

(33)>>>Вы считаете, что "черный нал" - это что хочу, то и ворочу?

для 90% мелких контор это именно так и есть !!!

(31) Даже там где есть "черный нал" существуют мероприятия по фиксации долга/предоплаты и его взысканию. Как то так. Не обязательно это скрепляется бумажными договорами с мокрыми печатями. Так что тема за "черный нал" в данном случае - мимо.

+(31) Где здесь черный нал ? Основание для любого телодвижения  является документ с печатью и подписью. сощдан ли он в бардаке , на коленке или еще как -  это не важно.

+(37) Именно его затребует (промасленный ,чай пили) проверка .

среди прочих по данной теме веселее всего читаются
"Простите, я разрушил вашу компанию" К. Фелан
http://coollib.net/b/271599/read
и  "Блеск и нищета информационных технологий" Николас Кар
http://www.syntone.ru/library/news/content/3667.html - очень рядом

(39) О спс, заценю

(32) "т.к. теряется управляемость". Ну так на границе потери и нужно "зашивать в бюрократию".
Кстати "зашивание в бюрократию" не всегда укрепляет управляемость. За "английские забастовки" не слышал? (за точность термина не ручаюсь. Но это когда работа встает из-за тупого следования инструкции.)

(41) Итальянские

(34) опять же, если нормальные люди эти проблемы эффективно решают на том уровне, где проблемы возникли - то ни дай бог туда пускать бизнес-аналитиков или прости господи, консультантов..

(43) Ржака

Есть компании где уровень управленцев достаточно высок и люди не боятся инициировать изменения, а есть компании где изменения внутри могут быть сделаны посредством внешнего вмешательства

+(43) поэтому когда ты говоришь про "нормальные люди" - это у меня вызывает хохот, извини. Этих нормальных дай бог 10% от всего числа

>Корректно будет задать вопрос формализованы ли БП в виде должностных инструкций.

должностные инструкции чаще всего формальность для ОК и к реальным БП отношения имеют мало

(45) причем тут вообще управленцы? В процессах у тебя принимают участие одни управленцы? И нормальных людей значительно больше, чем 10%, особенно если грамотные эйчары и с мотивацией на результат все в порядке.

(47) должностные инструкцию описываю, что должен сотрудник делать.

А регламенты и БП описываю КАК он это должен делать (часто и в какие сроки)

(49) если совсем по феншую, то для человека не регламент, а процедура или вообще инструкция. (не путать с должностной).

(49) А можно шаблон описания как это выглядит?

(48) принимать участие может кто угодно, изменять и регламентировать бизнес процесс может владелец процесса, но никак не рядовой исполнитель

(51) такая большая папка весом с ведро картошки

(53) бэээээ

(51)

инструкция
--------------------------------
2.    Должностные обязанности

Менеджер по закупкам:
2.1.    Ведение документооборота с поставщиками и производителями;
2.2.    Поиск необходимого оборудования по минимальным ценам;
2.3.    Запрос счетов и коммерческих предложений в кратчайшие сроки и подача их в оплату;
2.4.    Работа с поставщиками, заключение договоров с ними на выгодных условиях;
2.5.    Работа по уменьшению цен на поставляемое оборудование, получение отсрочек по оплатам, снижении рисков срыва поставок в требуемые сроки;
2.6.    Обработка и занесение счетов, и прочих документов и событий касаемых взаимодействия с поставщиком, в торговую учетную систему, контроль их оплаты и контроль поставки оборудования на наш склад;
2.7.    Выполнение регламента ведения торговой учетной программы с момента получения заявки на закупку (или поиск оборудования, уточнения цен) до фактического завершения отношений с поставщиком по данному вопросу.
------------------------------------------------


регламент расписывает в какое время он обязан обработать заявку, когда делает отметку о том, что груз пришел на таможню, какие расходы следует вносить в доп расходы на закупку а какие нет... и т.д.

У нас в фирме какието регламенты\инструкции для персонал аразных подразделений пишу только я (продажники и складской АУП). В подавляющем колве случаев когда возникают траблы или пипл не может самостоятельно разрешить проблему - это 1.неследование описанным регламентам\инструкциям 2.изобретение собственных сущностей\велосипедов 3.забивание болта на регламенты\инструкции.Почти всегда эти проблемы - на стыке разных подразделений.

(52) Это если он формализован, и хотя бы треть сотрудников знакомо с термином "владелец процесса". В сабже речь о другой модели, где процессы текут по пути наименьшего сопротивления, где их формируют именно исполнители и взаимодействующие.

Наличие вменяемых работников - уменьшает колво всяких проблем в РАЗЫ. И, соответсвенно, головняк для ИТ-отдела уменьшается весьма существенно

(58)  А где они ? . И вменяемые и высокомотивированные и ..... не за дорого .

Ищут пожарные , ищет милиция ... и жнец и на дуде игрец . А уууу

(56) Ну то есть ты говоришь о том, что линейный функционал формализован отлично, но как дело доходит до крослинейных процессов - тут беда. И на 100% уверен, соседние отделы кричат, что это вы виноваты, бюрократы хреновы.

(59) не сыпь мне соль на рану...их как и везде - процентов 20 не более. то есть из десятка работающих - человека 2 реально чтото умеют\знают - и не в плане выполнения роботизированных инструкций а в плане САМОСТОЯТЕЛЬНОГО разрешения возникающих проблем.

(61) ясен пень. вот у нас например есть в офисе ШОУРУМ - отдельное достаточно большое помещение. Где дохрена товара. Ну так вот - до сих пор неясно кто за него отвечает. Инвентаризации не было в нем уже года два. Последний раз когда там была инвентаризация - организовывал и проводил ее я. Потом плюнул - мне отдельно за это не платят - только периодически напрминаю гендиру о "проблеме"...

(57) А смысл обсуждать регламентацию хаоса, она как раз будет вредна, а вот если хочется из хаоса сделать управляемый процесс, то тут необходимо писать регламент.

кто его будет писать- вопрос 10-й

причем тут кстати "бюрократия"... автор просто хочет формализовать БП в конторе, т.к. сейчас их каждый понимает по своему

(62) Вам повезло - у Вас 20% вменяемых. Тут контору окучиваю - проще всех скопом уволить и нанять новых. Может среди них 20% найдется нормальных :)

(56)(63)  это и отличие процессного подхода от функционального. в функциональном- рук отвечает за администрирование персонала, в процессномм- за исполнение процесса

(66) Я тупо за упр консалтинг отдельно бабло беру

(64) > если хочется из хаоса сделать управляемый процесс

только вот почему-то априори принято считать, что формализация процессов увеличивает управляемость, но все забывают, что конечная цель не всегда управляемость, а чаще эффективность, и такая формализация убьет уже существующую эффективность, которой может быть мало, но она есть.

(65) потому что бюрократия это неизбежное зло формализации процессов, и вот такие вот повышатели управляемости почему-то об этом забывают.

(63) Гы... Тут босс озадачился в процессе впендюривания УПП подобных вопросом и нарыл 70 лямов числящегося, но не существующего добра на разных складах. Про просроченную больше 3 лет дебиторку и не списанную я вообще молчу - там полная жесть. Но этого оказалось мало - после раздачи слонов и торжественного списания этого добра, а марте этого года нарыли снова "наросших" на 5 лямов остатков - там рекламную продукцию не списали, там брак.... Три месяца не успело пройти. Это не лечится при тех людях, которые есть в конторе - только хирургия!

>и такая формализация убьет уже существующую эффективность, которой может быть мало, но она есть.

как можно убить эффективность описав модель "как есть"?

чаще наоборот - вскрывается дубляж действий, неэффективность разделения обязанностей (один упахивается за троих, другой вола дрочит весь день)

(69) Формализация ничего не убъет. Нет никакой "эффективности", которую нельзя впихнуть в организованный процесс. Убить может только формализация ради формализации.

(69) Хаос или упорядоченность это одна медалька дающая в одном случае конкурентные преимущества, а в другом снижение стоимости процесса.

(73) +100

(72) Ты исходишь из предположения, что как есть всегда одинаково. А это не так. Каждый раз по новому "как есть"

И формализация как раз и заставляет всегда делать одинаково. Что и есть основное препятствие

Даже возьмем к примеру правила ПДД. Формализованы до нельзя.
Но все равно нарушают мотивируя: но я же никому не помешал. Или Тут знак стоит совсем не в тему. Поеду побыстрее, очень нужно, потом лучше штраф заплачу, а может и не заплачу

(76) то что поддается формализации всегда "одинаково"

>А это не так. Каждый раз по новому "как есть"

каждый раз по новому покупаете степлер в отдел?

(72) Элементарно. Как только опытного сотрудника попросишь описать простой процесс, на который у него уходит 30 минут - у тебя получается неееическое дерево потенциальных решений, формализовать которые - это убиться. А человек тратит 30 минут, напомню, интуитивно, на автомате выбирая оптимальное решение на основании неявных факторов.

(72) Один за троих? Тут как-то по молодости захотелось мне описать процессы одного отдела. Пришел в менеджеру по закупкам, рисую квадратики. Натыкаюсь на некий итоговый мегаотчет "обо всем", на который менеджер тратит 3 (три !!!) рабочих для в месяц. По стрелке выхода отчет идет к директору по закупкам. Прихожу к нему. Он признается, что есть такой мегаважный отчет, который он проверить не может в силу его портяночности, но он его подписывает и отдает финансовому директору. И что без этого важного отчета жить нельзя. Иду у финансовому:

- Валера, такой отчет Вам приносят?
- Да, приносят каждый месяц.
- А что Вы с ним делаете?
- Да ничего. Вон в папку складываю. Я вообще не знаю на хрена мне его приносят, но раз приносят, то храню их.

Возвращаюсь к менеджеру:
- На основании чего Вы строите этот отчет? Регламент какой-то, распоряжение?
- Нет, документа нет. Но прежний менеджер, когда я принимал дела, сказал делать его обязательно.

PS - Вершина "эффективности" во всей красе.

>Как только опытного сотрудника попросишь описать простой процесс, на который у него уходит 30 минут - у тебя получается неееическое дерево потенциальных решений

это как?

- посмотреть почту
- позвонить маме
- сходить в сортир
- оформить счет

или

- посмотреть почту
- сходить в сортир
- позвонить маме
- оформить счет

или

- посмотреть почту
- оформить счет

?

(71) мне знакомо это все... ;-)

(81) убил эффективность целого отдела...

Сейчас работает около 4000 человек, все это на 25 юр. лицах, только в одной конторе есть описанные БП до среднего уровня, им надо было для сертификации по ISO, все остальные работают как работается. БП описывать надо, но не надо из этого делать смысл жизни предприятия, описание БП должно помогать работе фирмы, а не мешать.

(81) тоже знакомо...

(81) Этот как то повлияло на объемы  поступления денежных средств на счет предприятия или в кассу ?

(87) Неа, это дало 3 лишних дня отдыха сотру ;-)

(85) формализация позволяет хоть как-то оценивать. и в итоге все упирается в мотивацию. И если перед манагером поставлена задача "рубить бабло" - то его нафиг не интересуют как таковые ТОРГ12, счф и их прохождение - ну не стоит перед ним тако задачи.. И ПОНЕСЛОСЬ.

без действующей модели любое реальное изменение приводит к порождению костылей на ровном месте...

манагеры цепенеют и начинают долдонить про уникальность/эффективность и "ничего не надо трогать"... после разбора и описалова ситуации оказывается, что они работают по "заветам" людей сто лет назад уволилвшихся (мы так привыкши) и вся эта хреновина не отвечает текущий ситуации (и иногда самое веселое - противоречит нормативке)

(87) Посчитайте стоимость трех рабочих дней одного менеджера по закупкам и определите эффективность от простой ревизии бизнес-процессов. Добавьте сюда потенциальную пользу, который принес бы этот менеджер, занимающийся три дня своим делом, а не херней.

(89) Именно ... одна только фраза "я вам денехх привлекаю" а как вы это учитывать будете  на коленках , на счетах ... это дело 10 е .

У себя в конторе: посыл от шефа: главное - сохранность товара и недопущене хищений! Задаю вопрос: то есть если у склада возникнет подозрение, что с вот этой поставкой есть проблема - он может "послать нахер" клиента и разбираться с поставкой? НЕТ! Клиент должен быть обслужен!!! Задаю снова вопрос: так что главное - удовлетворение потребностей клиента или сохранность товара..? и снова сказка про белого бычка.. ;-)

(91) Я знаю что такое затраты на персонал .  Но продажи  это не поднимет .

+94, может быть это позволяет снизить затраты на персонал, и даже косвенные операционные расходы? - но тоже далеко не всегда

(94) вообще-то проще убрать неэффективные траты чем поднять продажи

и одно другому не мешает

(94) формализация позволяет получить стабильность процесса и предсказуемость результата. Пиплов в конторах - класса летчика-испытателя умеющего вывернуться в любой ситуации - очень мало. "Летчик" срулил - мега провал во всех процессах...

в результате, в ветке мы видим массу менеджеров, которые с удовольствием вываливают негатив от "неэффективности" (по их мнению), но если начать разбираться, почти во всех случаях окажется, что дай им волю, они "наведут порядок" так, что народ будет заdрочен насмерть, но это не принесло ни капитализации, ни управляемости...

(96) прально! убрать нафиг воду, кулеры и гардеробы

(99) Еще убирают принтеры и бумагу по пачке в день

тут вопрос в конечной цели, об этом почему-то многие забывают. Кто-то маскирует свое желание всех зае...ть под желание "оптимизировать очевидное"..

(98) "ак, что народ будет заdрочен насмерть,  "  обычно это заканчивается переходом на .... отношения по договору подряда или аутсерс. Но когда понимают штааа задачи перестают решаться вааааще - обычно проходит.

(102) или часть процессов идет вразнос, и "эффективный оптимизатор" ссаным веником на хедхантер..

Потратив 2% прибыли на то чтобы секономить 0,2% затрат на персонал - это надо очень сильно мотивировать кого то на такое. Особенно если учесть динамику изменений в процессах работы подразделений. Часто фирма работает по таким процессам, потому что учетная программа так работает, или потому что так когда то кто-то научил. А чтобы поменять на что-то лучшее надо провести веское обоснование, которое при нынешних реалиях может выглядеть очень неконкурентно (получить прибыли 0,2% от работы длиной в год, проще изменить режим кредитования или ценообразования с учетом меняющегося курса и получить профит в 5%)

>Потратив 2% прибыли на то чтобы секономить 0,2% затрат на персонал - это надо очень сильно мотивировать кого то на такое.

цифры с пальца высосаны?

>Часто фирма работает по таким процессам, потому что учетная программа так работает, или потому что так когда то кто-то научил.

серьезный довод... особенно если учетная программа устарела морально и физически, а людей этих сто лет как нет

>А чтобы поменять на что-то лучшее надо провести веское обоснование, которое при нынешних реалиях может выглядеть очень неконкурентно

за не выполнение новых требований у конторы отбирают лицензию и все строем идут на hh - такого я думаю будет достаточно...

(101) Вот с этим полностью согласен, прежде чем оптимизировать нужно понимать цель оптимизации. Мы можем оптимизировать процесс на то, чтобы  товар быстрее уходил клиенту. Данной задаче будет противоречить условия проверки дебиторки, наличия действующего договора с клиентом и прочее.

Поэтому прежде чем что-либо оптимизировать нужно знать цель

(106) цель одна - "больше бабла".когда оказывается что хождение бабла, товар, и сопроводиловки есть сильно взаимосвязанные вещи - начинается самое интересное...

(107) ну это в случае, если миллионы дебиторки гуляют хз где потерянные и на складах неучтенки еще миллионов на десять - оно  понятно, там значит на одного раздолбая две ворюги, но не всегда все именно так )

Зависит от качества отдела качества.

>Вот с этим полностью согласен, прежде чем оптимизировать нужно понимать цель оптимизации.

это и так понятно, можно "с водой и ребенка выплеснуть"

+(109) Как-то порадовал народ, зачитывая вслух избранные выдержки из шедевра под названием "Стандарт качества столовой" номер такой.

(111) Запрещается класть червей и тараканов в катрюлю? И плевать клиенту в суп?

(0) Есть функциональный подход. Тогда бизнес процессы не нужны.
Есть процессный подход. тогда процессы нужны.
Документировать и описывать их - вопрос не простой. Зависит от динамики изменения компании. Иногда описывать процессы дольше чем их срок жизни. Можно почитать Минцберга.
Вообще тема не на одни сутки.
Не всегда нужно описывать процессы, не всегда нужно не описывать процессы.

Был тут у клиента
По поводу автоматизации склада
Склад приличный
Несколько ангаров
Хочет автоматизировать и упорядочить
Но без дополнительной техники
Не хочет усложнять систему
А бе доптехники будет исключительно опираться на сознательность и исполнительность персонала
На вопрос а что мешает своими силами которые сейчас присутствуют изза снижения продаж навести хоть какой-то первоначальный порядок -внятного ответа не получено

(0)Вы гоните все ...
Бизнеспроцессы - это все, что в натуре делает организация. Они существуют внезависисмости от того, отражаете вы их как то или нет.

Только они называются инструкциями.

(115)  результат только разный в зависимости от того текут бп широким разливом или по вырытым арыкам

(0) Поздравляю! Видно, растете в нужном направлении.

Бизнес-процессы есть в любой организации. По сути, это взаимодействие внутри компании между сотрудниками, отделами и т.п. Я так понимаю, речь идет про регламенты. И их необходимость.

В мелких организациях регламент не нужен. Точнее так: нужен он во всех, просто в мелких не работает. В средних - нужен. В крупных - обязателен.

Кто должен заниматься разработкой регламента? Ответ прост до банальности: КОГО НАЗНАЧАТ.

Т.е. говоря простым языком, есть "специально обученный боец", который занимается только этим. В средних компаниях этого бойца озадачивают еще и другими задачами. Просто потому, что он не загружен. В крупных, этот боец бегает, как заяц с батарейкой энерджайзер (типо реклама!!!).

Теперь к вопросу: зачем все это нужно?

Во-первых, регламентированные бизнес-процессы удобнее автоматизировать.

Во-вторых, их удобнее тиражировать (копировать). Т.е. выросли вы в одном городе до "супер-мега-фирмы", решили открывать филиалы в других городах - берете ваши регламенты и вперед и с песней. Есть готовый шаблон организации взаимодействия. И ничего придумывать не нужно.

На начальном этапе создания регламентов все сложно и непонятно. Обычно на этом этапе подтягивают консалтинговые фирмы. Удовольствие не из дешевых. Определитесь для себя, нужно ли это вам. К чему это приведет и готовы ли вы выложить за это озвученную сумму.

(115) Ага. Ты еще скажи что и в армии бизнес процессы. Особенно во время боя. БП по взятию высоты :-)

ИМХО, достаточно расписать инструкции для массовых должностей.
Тех же кладовщиков. Продавцов.

И для тех ситуаций где решение приходится принимать большому начальнику.
Например положение о скидках. Что бы не бегали к боссу,
а самостоятельно принимали решение на основании положения.

описанный бизнес процесс - это роскошь. а содержать его в актуальном состоянии это вообще чудо.
компания меняется под рынок и для того, чтобы постоянно записывать изменения эти, нужен отдельный человек.

Даже аргументировать не стану, все достаточно очевидно.

(124) Да, совершенно верно. Не нужно описывать все регламенты. Например, нет никакого смысла для регламента работы технички. :)

(125) это так ровно до того момента когда приходит осознание, что работу компании нужно строить не исходя из сотрудников а исходя из их ролей(функциональных должностей) и конкретный сотрудник может совмещать фигову тучу ролей, но это влияет только на сложность его замены одним новым сотрудником, но вообще не влияет на БП....

кстати именно это (не понимание) является основной проблеммой при внедрении типового документооборота 1с...

вот например я рисовал для нашей компании схему БП для пресейлов http://www.picshare.ru/view/6073349/

там где хххх - это значит, что никто в компании это не делает и самое главное, что руководство на эту тему никогда не думало...

то-есть схема БП - вправляет мозги руководству..

Описание бизнес-процессов - это не только первый шаг к построению нормально функционирующей информационной системы - это, в принципе, еще и сильно помогает структуруировать любую деятельность на предприятии.
В маленьких конторах до 100 человек обычно узкое место то что руководство не управленцы, а цари, и сами они обычно не хотя подчиняться регламентам, в итоге сами всё и рушат и ничего по бизнес-процессам описанным не работает.