Чтобы каждый раз один и тот же список адресатов не подбирать

Группа пользователей или роль не подходит?

(1) Вы имеете в виду рабочую группу? Пользователь при отправке документа на ознакомление, может сам создать рабочую группу и в дальнейшем её использовать, правильно я понимаю?

(2) Рабочая группа имеет смысл, если состав ее участников условно-фиксированный. Что там пользователю менять каждый раз?
Если состав исполнителей задач постоянно меняется, то только ручками набирать.

(3) исполнители этой задачи на ознакомление могут быть постоянно разными, но могут быть одинаковые группы пользователей, вот как их пользователю создавать?

(4) Если права дать, то можно и создавать. Но кошернее один раз определить их и поручить завести тому, кто за НСИ отвечает.

(5) а какие права? Я так поняла только админ может создавать рабочие группы

(0) Можно шаблон ознакомления создать и там сразу прописать получателей

(7) пользователь сам  должен изменять получателей, а также добавлять рабочую группу

(8) Тебя не понять. То ты пишешь, что состав один и тот же, то все каждый раз разные. Если разные, то подбирают пусть вручную, если один - то либо шаблон, либо рабочая группа