Есть деятели которые кидают задачи не думая на "Все пользователи"
подскажите как подобное можно запретить? может штатный способ есть в документообороте?

Пистон от начальства - самый действенный способ. Штатный.

(1) согласен, но есть задача от руководства прикрыть в программе подобное

перед запуском процесса проверять число его исполнителей (они в табличной части).
например врезаться в ОтсутствияКлиент.ПроверитьОтсутствиеПоПроцессу

(3) ок спасибо. по копаю в эту сторону