Храните ли вы сканы персональных данных (паспорт, инн...) в учетной системе / диске, печатные копии? Достаточно ли для этого согласия на обработку ПД?
Допустим, есть производственная необходимость предоставлять эти данные для заказчиков в большом объеме и очень часто. Как выкручиваетесь в такой ситуации, если это запрещено?

(0) На каждый законодательный чих не наздоровкаешься. Невозможно чисто физически соблюдать все инструкции, отсюда следует, что любая проверка при желании ВСЕГДА найдёт нарушение.

Поэтому остаётся только установить для себя и соблюдать некую меру. Не давать данные заказчикам в БОЛЬШОМ объёме без соблюдения всех норм закона. Но давать данные заказчикам в МАЛОМ объёме без соблюдения всех норм закона.

Ну и надо понимать, что любая держава, штаты или мы, просто обязана иметь гектары серверов, на которых записан каждый телефонный разговор через каждого оператора связи, на которых записан каждый пост в соцсетях, каждый пост, например, данного форума. Хотя бы для того, чтобы полностью раскрутить всю цепочку теракта в том же Крокусе.

(1) Понятно, но хочется юридически подстраховаться. Сканы постоянно загружаются/выгружаются пакетами (тендеры, заявки на объекты и т.п.), без ПД и их сканов никак. А если соблюдать - принесите документы, при вас отсканируем, отправим куда надо, подпишите 100 тыщ бумаг, удалить сканы.

(2) Вы всё равно не пройдёте тщательную проверку. Но если убеждены в обратном - перед каждой отсылкой каждого скана берите письменное согласие конкретного работника.

(3) Вопрос не в отсылке, а в хранении сканов в учетной системе.

(4) Действуйте по золотому принципу старой советской партийной номенклатуры:
Больше бумаги - чище жопа

Выстройте бюрократическую цепочку:
1. Приказ гены о соблюдении 152-ФЗ и назначении ответственного
2. Инструкция от ответственного о том, что сканы хранятся в отдельной папке диска С:, доступ к которой имеет такой-то круг лиц.
3. Обязанности сисов по отслеживанию логов запросов к данной папке.
4. Фантазируйте... больше бумаги

👍

(5) 6. При получении несогласия (на ОПД) - папку сжечь в присутствии комиссии.

Как-то приехали двое проверяющих алкоскладов. У кексов апломба - выше Эвереста, оба на элитных автокарах.
Замерили всё. Освещённость, влажность, температуру, количество огнетушителей, их расположение и сроки годности, скорость вытяжки вентиляции и т.п., и т.д.

Подошли даже к настенному психрометру и пощупали "мокрость" одной из двух тряпочек. Попросили журнал, где вручную надо было записывать по несколько раз в день его показания. Попросили завскалада при них рассчитать текущую влажность. Армянина, который в этом ни бельмеса )))

Когда они уже уходили, довольные, я спросил:
- А были ли у вас случаи идеальной проверки без единого зафиксированного нарушения?
- Да никогда! [здоровый хохот]

(8) Полностью поддержу.
При проверке ТИ инспектор сказал: "Законы у нас такие, что всегда найдется с чего взять штраф".

(3) а потом сотрудник уволился и написал заявление на удаление перс.данных. а как фирма будет удалять сканы паспортов у тех контрагентов, кому она отправляла их?

(10) Комиссия из (7) должна поехать к контрагенту (местонахождение) и спалить.

(10) Соглашение, согласно которому они после сообщения так же обязаны удалить

(12)+ Без соглашения никоим образом нельзя передавать ПДн

(7) Вместе с сервером и фирмой в целом, ага..

(14) Ну, они же (комиссия) не знают, как там (у контрагента) ведется учет. Поэтому, чтобы наверняка...

+ (15) А если эти контрагенты уже успели куда-то дальше передать?
А потом - пожары, пожары, пожары...

(15) Ага. Вдруг у них бэкапы где-то хранятся ещё на внешнем хостинге. Там тоже надо уничтожить. Для надежности - и с бэкапами хостинга.

(17) так вот откуда Служба безопасности Сбербанка знает мои ПДн

из открытых источников :)

(17) а кстати да. что делается с бэкапами в таком случае?

(7), (19) Смотрите 179 приказ Роскомнадзора Об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных.
http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202211290008

(20) там про бэкапы что-то есть?

(0) Вы можете делать то что описано в (20). Т.е. провести мероприятия по защите ПДН. Если этого не сделано - Вас ждет штраф. Если это трансграничная передача, то, возможно, уголовка.

(0) Допустим, есть производственная необходимость предоставлять эти данные для заказчиков

Имхо, это какой-то обман.
В упор не могу представить производственную необходимость, когда заказчику нужен скан моего паспорта.
С вашей якобы "необходимостью" что-то не то. Лень пошевелить задницей и выстроить якобы "производственную" якобы "необходимость" так, чтобы заказчику не нужен был скан моего паспорта.

Приведи конкретный пример такой необходимости. Пожалуйста. Вот конкретно пример, когда без скана паспорта работника никак не обойтись.

(23) При приеме на работу требуется предоставить паспорт
https://its.1c.ru/db/answersstaff/content/3587/hdoc

Хранить скан после оформления - не обязательно если не госслужба.

(24)+ Если заключается договор материальной ответственности или иные договора и соглашения там отдельные правила

Более безопасно хранить сканы паспортов сразу с вотермаркой (название организации-работодателя или контрагента с ИНН/КПП) поверх всех значимых данных
Во избежание их нецелевого использования вследствие утечки

(24) а зачем работодателю копия паспорта при заключения договора и почему мне не дают копию паспорта директора при заключении договора?

(27)


https://www.glavbukh.ru/hl/331582-predstavlenie-v-ifns-kopiy-pasportov-rabotnikov#


https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_286287/0a32294f170a703acb4f3200c60fc8bd3e11a3b2/

(28)+ Но более ненужные ПДн (например сканы документов) требуется уничтожать, чтобы не получить штраф
Особенно такое касается уволенных сотрудников, по которым надо оставлять только сами сведения (но не сканы) из его документов, причем не все а только те что требуются по законам (отчетность и т.д.)

(24) причем тут прием на работу и вообще причем тут отношения работника и работодателя?

Читай внимательнее, написано же  по-русски в (0) - заказчикам (заказчикам)  предоставлять сканы паспортов.
Не работник работодателю, тут вопросов нет. Тут трудовые отношения, я к ним вопросов не имею.
А фирма - своим заказчикам.

цитирую еще раз (0):
"есть производственная необходимость предоставлять эти данные для заказчиков в большом объеме и очень часто"

вот и хотелось бы узнать поконкретнее, что же это за такая необходимость предоставлять, причем не просто паспортные данные, а именно сканы паспортов?

PS: И да, в общем случае для работодателя тоже достаточно просто предоставить паспортные данные, а не скан паспорта. Тупо кадровик при оформлении спишет из паспорта все необходимые данные, а непосредственно скан паспорта ей (кадровику) вообще незачем давать разрешать. Положено предоставить паспортные данные при приеме на работу - на, вот тебе паспорт, выписывай оттуда все, а сканировать мой паспорт - иди лесом гуляй.
(24) При приеме на работу требуется предоставить паспорт Как точно ты отметил :) Именно что предоставить, а не разрешать сканировать.

А если копию вдруг потребуют соответствующие госорганы (ты приводишь в пример ИФНС) - вот тогда копию (скан) и можно сделать. Но в 99% случаев этот скан никому не понадобится. В том числе и кадровикам.

(30) До недавнего времени согласно закону при возврате товара от покупателя, с него надо было брать паспортные данные, чтобы перечислить деньги.
Так же есть 115-ФЗ - который просто дохрена всего требует по ПДн.
Под него подпадают не только кредитно-финансовые но и например ювелирка.
Да это смешно но при покупке в ювелирном магазине, ювелирных украшений надо брать паспорт и прочие данные с покупателя.
Чтобы по превышению им суммы покупок 600к (разово или несколькими) передать эти данные в РФМ.

И даже при такой серьезной процедуре, как изготовление усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП) скан паспорта в налоговой мне не делали. Она (инспектор) просто внесла мои паспортные данные, проверила их по СМЭВ (системе межведомственного электронного взаимодействия), но не сканировала паспорт и скан себе не сохраняла.

Аналогично и Федеральное Казначейство делает УКЭП. Вносишь данные, они их пробивают по СМЭВ, и, если все в порядке, выпускают сертификат УКЭП. Никаких сканов паспортов не требуется.

(31) это опять сведения, предоставляемые госорганам.
А у автора вопрос стоит не про госорганы, а про его заказчиков.
и опять же госорганам скан паспорта в подавляющем большинстве случаев не нужен, достаточно паспортных данных. Напечатанных в ворде. :)
Давай отличать необходимость предоставления паспортных данных (пусть даже много куда, в те же госорганы ) и скана паспорта.

(31)  До недавнего времени согласно закону при возврате товара от покупателя, с него надо было брать паспортные данные, чтобы перечислить деньги.

Вот именно - брать паспортные данные и сканировать паспорт (и хранить его скан) - это разные вещи.

(33) Скан паспорта содержит паспортные данные
Поэтому сделав его скан - взяли паспортные данные

(34)+ В случае дистанционной продажи ))

(31) Наше законодательство напоминает движение на машине с поднятым ручником. Чтобы хоть как-то двигаться, приходится сильнее жать на газ. При этом и топливо расходуется больше, и машина изнашивается сильнее, и управляемость хуже. Но для продавцов бензина и шин выгода, они всецело одобряют такую езду.

(32) Попробуй удаленно через сайт оформить УКЭП
С тебя скан паспорта потребуют прислать

(37)+ Или банально договор ОСАГО заключить дистанционно

(36) Ты забыл про продавцов асфальта

(37) Сто раз за последнее время помогал делать УКЭП девочкам из "моих" учреждений в УЦ ФК.
вот здесь:
https://fzs.roskazna.ru/
Ни разу (ни разу!) не требовался скан паспорта. Ни при первичном выпуске, ни при продлении.
Да там даже и возможности такой не предусмотрено (прикрепить скан паспорта).

И при продлении УКЭП на коммерческой основе тоже скан паспорта не требуется. При продлении.
А при первичном выпуске УКЭП все равно требуется личный визит (личное присутствие). Вот там (при личном присутствии) паспорт и предъявляешь. Я не знаю, кто выпускает первичную УКЭП (не продление УКЭП) без личного присутствия, наверно, шарлатаны какие.
Ну, да может быть, я в коммерческих структурах УКЭП очень давно не делал, себе в налоговой, девочкам в УЦ ФК. поэтому не буду говорить о том, что не делал.

Насчет ОСАГО согласен.

Но опять же это не отвечает на вопрос автора про заказчиков. Разве что у него в роли заказчиков страховые компании, а он страховой агент, причем работающий на много страховых компаний сразу. :)

И нет, я не докапываюсь до автора с целью его в чем-то уличить, мне действительно интересно, что же это за производственная необходимость предоставлять эти данные для заказчиков в большом объеме и очень часто.
Ну вот просто любопытно. Это не значит, что я пытаюсь автора унизить или еще что. Ни в коем случае.
Чистое любопытство.

(40) Для получения УКЭП (подачи заявления на выпуск удаленно) требуется "пройти проверку"
Которая заключается в отправке пакета документов, в т.ч. сканов удостоверения личности (паспорт да)
А вот уже при личном получении просто его показываешь и просто сверяют, скан не делают.

Я хз какой у тебя УЦ, я про Диадок/СКБ Контур

(41) Либо агент, либо подрядчик

(43)+ Банально заказчик должен оформлять пропуска для допуска сотрудников подрядчика
Каким образом? Отправка сканов паспортов + реестр данных

(44) Нет, сканы паспортов тут для пропусков не нужны.
Достаточно, как ты сказал, реестра данных, в котором (в реестре) указаны в том числе и паспортные данные. Зачем для оформления пропусков именно сканы, я не знаю.
И еще раз, хоть ты и уверяешь в обратном - сканирование паспорта не равно взять паспортные данные.
Сканирование паспорта - это просто сделать копию и положить ее в папку.
А взять паспортные данные - это открыть скан или оригинал и оттуда внести в свою систему (в тот же ЗУП) паспортные данные.
Для взятия паспортных данных для пропусков скан паспорта необязателен. Достаточно строчки в ворде, или в любой учетной системе (допустим в ЗУП) :)

Я понимаю, что проще всего тупо отсканировать паспорт, и потом, неспешно попивая чаёк, вносить данные со сканов в свою учетную систему. :)
Но это не крайняя производственная необходимость. Это лень кадровиков. Паспортные данные прекрасно заносятся в систему с оригинала при личном присутствии работника, а не со скана его паспорта.
Лень кадровиков не тождественна производственной необходимости.

А про диадок (точнее Тензор) - хм.. я давно не выпускал первичную УКЭП, а при продлении действующей вообще ничего не требовалось, только подписать старой действующей ЭП заявку на новую ЭП. В любом случае это тоже зло, потому что я выше привел примеры, как работают государственные органы при выпуске УКЭП, в частности ФНС и ФК. А то что Тензор ленится наладить отношения с УФМС по СМЭВ - так это лень Тензора. Нормальные государственные удостоверяющие центры, в частности УЦ ФК, не требуют сканы паспортов, повторюсь - там даже возможности прикрепить скан паспорта не предусмотрена. Единственный скан, который там можно прикрепить - это копию приказа о назначении на должность. И подписанное собственноручно заявление.  Всё. Никаких копий никаких личных документов. Все остальное они получают по СМЭВ.

Вот так работает нормальный государственный удостоверяющий центр, а не ленивые задницы из Тензора.

(45) 1. Фото
2. СБ

(45) Тензор это СБИС
Не путай с Диадок/Контур

1. Фото
ага-ага, 20-летней давности из паспорта. Когда мы были молодыми :))) А может кадрам (и на пропуск тоже) приносят все-таки более свежее фото? :)
2. СБ.
которая работает со сканами паспортов, а не лично с персонами? Для такой, в кавычках,  СБ, достаточно реестра с паспортными данными, а не скана.
А для настоящей СБ при личном контакте все равно предъявлять оригинал.
В любом случае, и СБ нужны паспортные данные, а не собственно скан паспорта.

Сам по себе скан паспорта что для кадров, что для СБ, что для УЦ излишен и несет ровно ту же информацию, что и тупо запись в учетной системе.
То есть серия, номер, дата выдачи, код подразделения и т.д.
Нужна ведь в итоге  строчка в реестре, запись в учетной системе,  а  собственно скан тут избыточен и ничего не дает, кроме неудобства разглядывания на экране :) и необходимости озадачиваться хранением.
Строчка в реестре или запись в ЗУП гораздо более удобна и для последующей обработки в том числе.

Еще раз: скан - это не есть паспортные данные для конечного потребителя (к примеру для тех же кадровиков или расчетчиков).
Скан - это всего лишь источник, с которого берутся и заносятся паспортные данные в учетную систему. В подавляющем большинстве случае такие данные в любую систему можно заносить сразу с оригинала, а не "потом" (из-за лени) со скана. То есть скан не делать вообще.
А при необходимости потом  размножать сведения из этой учетной системы кому потребуется - хоть СБ, хоть подрядчику- пф..

(48) Объясни это СБшнику, который не видя реального паспорта или хотя бы его скана выпишет заранее пропуск ))

(28) там исключение - госслужащие. Т.е. для коммерческой организации нет обязанности хранить копию паспорта. При заключении получили, сверили и сожгли/уничтожили копию. Так что просто в запросе от налоговой пишем, что копию не храним

(50) Не запрещено если есть от физлица общее согласие на хранение и обработку ПДн
Заодно туда вписывают и передачу "во исполнение законов РФ"

(51)+ нечто вроде:

(49) Вот про реальный паспорт не надо, я именно об этом и говорю - брать паспортные данные с оригинала и вносить их в учетную систему, минуя стадию сканирования и занесения потом данных со скана. И СБшнику в том числе. То время, которое тратится на сканирование и потом занесение в учетную систему со скана, точно так же можно потратить на занесение в эту же систему прямо  с оригинала, даже быстрей выйдет, стадия сканирования исключается.

А насчет объяснить СБшнику про сканы - в общем смотря какого возраста СБшник. :))
старым пердунам, бывшим сотрудникам доблестных органов, объяснить, как ни странно, очень легко. Достаточно один раз в одном скане подправить одну цифру любым графическим редактором и один раз показать это СБшнику. И объяснить, что скан - это просто картинка, которую любой желающий и умеющий легко может подрисовать.
После этого этот старый пердун вообще любые картинки никогда не будет принимать на веру. Вообще никогда никакие сканы. Готов поспорить. :)))
Только подписанные ЭП, наверно будет. И пояснить ему, что реестр, подписанный кадровиком и переданный по внутренней СЭДО, куда как достоверней, чем непонятно кем нарисованная цветная картинка, якобы скан.
В общем, хочешь усложнить жизнь всей фирме - просто продемонстрируй СБшнику возможности любого простенького графического редактора :)))

(53) Ты не понимаешь сущность работы любой безопасности.
Она не де факто а де юре.
Работа по правилам.
Изначально (если нет иного в правилах или приказах сверху) предполагает что полученный скан "верный", в крайнем случае будут делать некую "проверку на подделку"

У них задача при оформлении пропуска получить нечто на основании чего они его выдали, откуда взяли данные.
И вот реестр (в котором легко могут быть ошибки) в этом случае хуже чем скан паспорта.

(53) Объяснить же "старому пердуну" что такое ЭП и почему их не могут точно так же подделать - ну флаг и барабан

(53) кто гарантирует правильность внесения? Ну что он цифры местами не поменял или вообще пропустил что то.
Наличие скана позволит в любой момент свериться с "оригиналом" и проверить корректность внесенных данных

(55) более того подпись ЭП не гарантирует что это был скан оригинала, а не фотошоп. Т.е. с таким же успехом можно подписать  и отредактированную картинку. Так что верить нельзя никому.

(56) ну так прямо и говори - наличие скана это прикрытие рукожопости оператора, который любит вбивать данные с ошибками, ибо рукожоп патамушта.
Про лень кадровиков я уже говорил. Теперь ты добавляешь, что они не просто ленивые, а еще и рукожопы.
Ленивые рукожопы, одним словом :)))



(57) И опять тебе спасибо за подтверждение моих слов. Этим своим высказыванием ты лишний раз подтверждаешь, что сканам верить не надо и данные в учетную систему надо вносить с оригиналов. О чем и я, собственно и говорил.

PS: И все равно, это никак не объясняет, возвращаюсь к своему вопросу к автору "есть производственная необходимость предоставлять эти данные для заказчиков в большом объеме и очень часто. "
А мне все так же любопытна именно "производственная необходимость".
Вот просто любопытно.
Почему заказчикам (заказчикам!) необходимо предоставлять именно сканы, а не просто паспортные данные в виде реестра? И кто эти самые заказчики?
Ну вот любопытно, хоть убей.

(58) А других работников нет. И нет никаких очередей соискателей за забором за те деньги, которые готов платить бизнес. А сильно больше платить не может.
Следовательно, процессы надо выстраивать так, чтобы даже при ленивых рукожопах исполнителях они более-менее эффективно шли.

При возврате,раньше,снимали копию паспорта чтобы не заполнять данные паспорта,так как это быстрее.
Но,это было до закона о персональных данных.

Ну и копия на бумаге в личном деле намного безопаснее паспортных данных,записанных в базе в компьютере,так как последние украсть проще.
Сканы в компьютере,в этом случае,мало отличаются от данных паспорта,так как потенциальных возможностей у третьих лиц для получения к ним доступа предостаточно.

BackUp должен быть зашифрован,чтобы доступ к нему третьих лиц не давал доступа к информации,хранимой в нем.