Как не потерять важную информацию на компьютере, "вспомнить всё" и быстро? Предлагаю найти совместно оптимальное решение.

За годы жизни скапливается много файлов с важной и не очень информацией. Что-то по работе. Что-то из личной жизни. Что-то на "разные темы". Есть "срочное", "регулярное", "может пригодиться", "просто на память". Всё это многообразие надо как-то хранить и как-то находить. а если учесть "переезды" с компьютера на компьютер, разброс информации по носителям, работе/дому, сайтам, включая социальные сети, то становится очевидно, что нужна какая-то система запоминания и поиска. Разные программы привязаны, как правило, к платформам и хорошо работают на родных, хуже на портированных. Но и с программами основная задача систематизации лежит на владельце информации.

С другой стороны, различные поисковики (Google, Yandex) находят всё. Иногда проще опубликовать что-то в интернете и найти это через годы, чем отыскать то же у себя в компьютере. Парадокс.

Предлагаю нашему умному и любознательному сообществу придумать коллективно решение, как создать систему хранения и поиска любой информации, не зависящей от операционных систем, перемещений по носителям, смены компьютеров и прочего.

В идеале должно быть достаточно задать поисковые слова, чтобы получить список мест, где хранится подходящая информация. При этом упорядочивание новой информации должно быть максимально простым, чтобы не пришлось прописывать файл в поисковой системе дольше, чем создавать его.

Например, прошел Новый год. У вас остались фотографии встречи с друзьями, рецепт "суперсалата" и его фото, текст песен для караоке и запись вашего исполнения с приятелями этих песен, а также телефоны такси, которое вы вызвали для "сильно уставшего" друга. Допустим, вся эта информация вам интересна и может пригодиться в будущем. Как её разместить? В папке "Новый год 2017"? Рецепты? Фото? Музыка? Детально прописывать содержимое в названии файлов в надежде воспользоваться встроенным в ОС поиском? В специальной программе прописать каждый файл с тегами для поиска?
И что со всем этим будет после смены компьютера и/или ОС?

Надеюсь, прошедшие каникулы придали сил и свежесть мозгам мистянам, и мы найдем лучшее решение.

В первую очередь предлагаю организовать бэкап по следующей схеме:

Диск DOCUMENTS, состоящий из RAID1 (зеркало).
Его ежедневный бэкап на другой внутренний диск.
Его бэкап в облако типа Яндекса или Гугла.
Его бэкап на внешний жёсткий диск.

(0) У меня вот так:
Есть диск 1) Документы, где хранятся созданные мною документы, фотографии, базы данных и прочая информация, подлежащая бэкапу.

Есть диск 2) Бэкап

Есть диск 3) Фильмы, где хранятся фильмы и музыка, которые можно скачать из интернета. Бэкапу не подлежат.

Диск Документы делится на:
1) собственно документы (word, excel и пр.). Внутри папки для каждого члена семьи
2) Фотки (отсортированы по годам, папки по примечательным событиям)
3) Видео (свои видосики, не путать с фильмами из интернета)
4) Программы и базы (свои)

Проблема не в том, чтобы "не потерять" (она есть, но решаема), а в том, чтобы найти.
Часто один и тот же файл относится к разным сферам деятельности. Те же фотки. Элементарный "закат на море" - это и "закат", и "отпуск 2016 на море", и "лучший кадр", и ...
Я решаю пока копиями в папки с соответствующими названиями. Всякие Лайтрумы позволяют вести базу с тегами и звездочками.

Но мир фотками не ограничивается. Допустим, вы работаете на несколько клиентов. Есть ТЗ, договоры, акты, счета, лицензии и прочее. Делить это всё по клиентам? логично. Но если у меня есть несколько выставленных счетов, то логично их держать в одном месте, чтобы не потерять до оплаты. Можно и правильно держать их в базе 1С. Но это такое же частное решение общей проблемы с использованием специфического ПО.


Пока я вижу такую схему исследований:
Поиск:
1) По названию
2) По папкам (структуре хранения)
3) По тегам
4) По базе данных (разные ключи и их сочетание)

Первые два - традиционны
3 и 4 перспективны, но требуют специального ПО

Хранение:
1) На одном "домашнем" компе
2) На внешнем носителе
3) На множестве резервных копий
4) В облаке

Методика сохранения файлов в своей поисково-хранящей системе:

1) Вручную
2) При помощи специализированного ПО (например, различные системы документооборота, MS OneNote, Bitrix24 и т.п., когда документ создается сразу в системе и хранится "непонятно где")
3) Резервное копирование массовое (все не глядя) или выборочное (определенные папки, только изменения и т.п.)

Предлагаю не разбрасываться и пытаться решить всё сразу, а прорабатывать каждую ветвь отдельно, оценивая плюсы, минусы и подходящие инструменты именно для этой ветви.


P.S. О необходимости такой системы поиска-хранения я задумывался ещё в 92 году. Но понадеялся на профессионалов :) Теперь припекло, а профессионалы всё там же. Придется всё самому + единомышленники